Service Book Rules in Bangla for West Bengal Government Employees

সার্ভিস বুক সংক্রান্ত গুরুত্বপূর্ন তথ্য়:

সার্ভিস বুক কি?

প্রত্যেক পূর্ণ সময়ের জন্য নিয়োজিত সরকারি কর্মচারীর সমগ্র চাকরি জীবনের চাকরি সংক্রান্ত যাবতীয় গুরুত্বপূর্ণ তথ্য গুলি যেমন যোগদানের সময়, ঠিকানা, ছুটির বিবরণ, মাহিনার পরিবর্তন ইত্যাদি লিপিবদ্ধ করার জন্য একটি নির্দিষ্ট ফরমাটের সার্ভিস বুক প্রস্তুত করতে হয়।

গুরুত্বপূর্ণ তথ্য:

• পূর্ণ সময়ের জন্য নিয়োজিত প্রত্যেক কর্মচারীর জন্য একটি সার্ভিস বুক রাখার প্রয়োজন।
• সার্ভিস বুক হেড অফ অফিসের দ্বারা কাজে যোগদানের দিনেই খুলতে হবে।
• সার্ভিস বুক সংক্রান্ত বিশদ বিবরণ আলোচিত হয়েছে WBSR-1 এর Chapter -iv, Appendix 7 এ।
• Appendix-7, WBSR-I এর (38) ধারায় বলা হয়ছে, হেড অফ অফিস বা ভারপ্রাপ্ত আধিকারিক প্রতিটি কর্মচারীর জন্য দুটি সার্ভিস বুক খুলবে। একটি থাকবে অফিসে এবং অন্যটি থাকবে কর্মচারীর কাছে। কর্মচারীর কাছে থাকা সার্ভিস বুক টি প্রতি বছর সব এন্ট্রি করে প্রত্যায়িত করতে হবে। এক্ষেত্রে দুটি সার্ভিস বুকই অরিজিনাল হিসাবে গণ্য হয়।
• সার্ভিস বুকের সমুদয় লিখন হেড অফ অফিস অথবা সরকার কর্তৃক কোনো ভারপ্রাপ্ত আধিকারিক দ্বারা প্রত্যায়িত করতে হবে।
• প্রতি বছরের প্রথম দিকে দুটি সার্ভিস বুক বেতন বিল ও অন্যান্য তথ্যের সাথে মিলিয়ে দেখে সার্ভিস ভেরিফিকশন সার্টিফিকেট লিপিবদ্ধ করতে হবে, যা সংশ্লিষ্ট আধিকারিকের দ্বারা প্রত্যায়িত করতে হবে।
• সার্ভিস বুকে কোনো ইরেজ করা বা ওভার রাইটিং করা চলবেনা। কোনো ভুলভ্রান্তি হলে তা কেটে ঠিক করে প্রত্যায়িত করতে হবে।
• কোনো কর্মচারী বদলি হলে সার্ভিস বুক টি বেতন বিল অনুযায়ী ওই মাসের শেষ দিন পর্যন্ত ভেরিফিকশন করে LPC (লাস্ট পে সার্টিফিকেট) সহ নতুন অফিসে পাঠাতে হবে। সার্ভিস বুক পাঠাবার আগে দেখতে হবে সমস্ত লিখন প্রত্যতিত হয়েছে কিনা।
• যেসব লিখন কর্মচারীর সার্ভিস বুকে লিপিবদ্ধ হয়েছে তা দেখে সন্তুষ্ট হয়ে কর্মচারী সই করবেন।

ডাউনলোড করুন সার্ভিস রুলস

সার্ভিস বুকে লিপিবদ্ধ বিষয়:

• কর্মচারীর জন্মতারিখ অঙ্কে এবং কথায় লিখতে হবে। এবং কিসের ভিত্তিতে (যেমন মাধ্যমিক অ্যাডমিট কার্ড) লেখা হলো তাও লিখতে হবে।
• মেডিক্যাল এগজমিনেশন এবং পুলিশ ভেরিফকেশন রিপোর্ট যে সন্তোষজনক তা সার্ভিস বুকে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
• নাম ও পদবী পরিবর্তন হলে কিসের ভিত্তিতে তা করা হয়েছে সেটি লিখতে হবে এবং তার প্রত্যায়িত কপি সার্ভিস বুকে রাখতে হবে।
• অনুমোদিত সমস্ত নমিনেশন এর কপি সার্ভিস বুকে রাখতে হবে।
• কর্মচারীর পারিবারিক বিবরণ লিপিবদ্ধ করতে হবে।
• কর্মচারীর ট্রান্সফারের যাবতীয় বিবরণ সার্ভিস বুকে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
• ছুটি সংক্রান্ত বিষয় গুলি সার্ভিস বুকে লিপিবদ্ধ করতে হবে।
• ফাংশনাল এবং নন ফাংশনাল প্রমোশনের বিবরণ লিপিবদ্ধ করা হয়।
• কোনো রকম পে পরিবর্তন হলে, যেমন নরমাল ইনক্রিমেন্ট, প্রমোশনের জন্য ইত্যাদি সার্ভিস বুকে লিপিবদ্ধ করতে হবে।

More Details on Service Book Rules

• A service book in such form as the Auditor-General may prescribe must be maintained for every whole time Government employee other than those employed casually on a daily wage basis.
• The service book shall be maintained in duplicate for each Government employee from the date of his first appointment to Government service. One copy shall be kept in the custody of the Head of the Office in which such Government employee is serving and transferred with him from office to office.
• In the case of the officers of the West Bengal Civil Service (Executive) and the West Bengal Police Service, the “service records shall, however, be maintained centrally by the Home (Personnel and Administrative Reforms) Department. The other copy will be kept with the Government employee.
• Every step in the Government employee’s official life must be recorded in his service book, and each entry must be attested by the head of his office or, if he himself is the head of the office, by his immediate superior.
• The head of the office must see that all entries are duly made and attested and that the book contains no erasure or overwriting, all corrections being made and properly attested. At a fixed time early in the year the service books should be taken up for verification by the head of the office or other officer as may be specially authorised by Government in this behalf who, after satisfying himself that the services of the Government employee concerned are correctly recorded in each service book, should record in it a certificate in the following form over his signature: “Service verified up to (date) from (the records from which the verification is made)”.
• The officer in recording the annual certificate of verification should, in the case of any portion of service that cannot be verified from office records, distinctly state that for the excepted periods (naming them) a statement in writing by the Government employee, as well as a record of evidence of his contemporaries, is attached to the book.
• The verification of service referred to above should be in respect of all service qualifying for pension whether permanent, provisional, temporary or officiating.
• Before the establishment pay bills are destroyed, the periods of temporary officers as may be specially authorised by Government in this behalf, from the pay bills concerned and the fact of verification recorded under proper attestation in the service books, and officiating service should be verified by the Heads of Offices or such other Such officers should also invariably give necessary particulars with a view to enable the Audit Office to decide later on by reference merely to such particulars whether the temporary or officiating service will qualify for pension or not.
• When a Group A, Group B, Group C, and Group D employee is transferred from one office to another, the Head of the Office or such other officers as may be specially authorised by Government in this behalf under whom he was originally employed, should record in the service book under his signature the result of the verification of service, with reference to pay bills and acquittance rolls, in respect of the whole period during which the officer was employed under him, before forwarding the service book to the office where the services are transferred.

• The entries in the copy of the service book which will remain in the personal custody of the Government employee will be made up-to-date at least once a year and also when a Government employee is transferred, under proper attestation by the Head of the Office or by any other officer authorized by the Head, of Office. Any addition, alteration or overwriting in the entries made in any of the copies of the service book will not be accepted as authentic unless the same is attested by the competent authority.
• The service book will be made in Bengali or in Nepali (for the Nepalese speaking Government employees) in addition to English.
• For the words “in any entry made across the page of the service book” substitute by the words “in the relevant column of the service book”.
• Personal certificates of character must not unless the head of the department so directs, be entered in a service book, but if a Government employee is reduced to a lower substantive post, the reason of the reduction must be briefly shown in the relevant column.
• It shall be the duty of every Head of Office to initiate action to show the service book to Government employees under his administrative control every year and to obtain their signature therein in token of their having inspected the service books.
• A certificate to the effect that he has done so in respect of the preceding financial year should be submitted by him to his next superior officer by the 15th March of every year.
• The Government employees shall, inter alia, ensure before affixing their signature that their service has been duly verified and certified as such. In the case of a Government employee on foreign service, his signature shall be obtained in his service book after the Audit Officer has made, therein necessary entries connected with his foreign service.
• When a Group A, Group B, Group C or Group D Government employee is transferred, whether permanently or temporarily, from one office to, another, the; necessary entry of the nature of the transfer shall be made in his service book, which, after being duly verified to date and attested by the Head of that Office or such other officer as may be specially authorised by Government in this behalf, shall be transmitted to the Head of the Office to which the Government employee has been transferred who will thenceforward have the book maintained in his office.
• If a Government employee is transferred to foreign service, the Head of his Office or department must send his service book to such Audit Officer as the Auditor-General may prescribe. The Audit Officer will return it after noting in it, over his signature, the order sanctioning the transfer, the effect of the transfer in regard to leave admissible during foreign service and any other particulars which he may consider to be necessary.
• On the Government employee’s retransfer to Government service, his service book must again be sent,’ to the Audit Officer who will then note in it, over his signature all necessary particulars connected with the foreign service. No entry relating to the time spent in foreign service may be attested by any authority other than the Audit Officer.