Online HRA Declaration: রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি খবর। প্রতি বছর জানুয়ারি এবং জুলাই মাসে পশ্চিমবঙ্গের সরকারি কর্মচারীদের বাড়িভাড়া ভাতা বা HRA ডিক্লারেশন জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক। আগে এই প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ ম্যানুয়াল বা অফলাইন পদ্ধতিতে হতো, কিন্তু প্রযুক্তির অগ্রগতির সঙ্গে সঙ্গে রাজ্য সরকার এই ব্যবস্থাকে আরও সহজ ও স্বচ্ছ করে তুলেছে। অর্থ দপ্তরের নির্দেশিকা অনুযায়ী, এখন থেকে কর্মীরা বাড়িতে বসেই WBIFMS পোর্টালের মাধ্যমে অনলাইনেই এই ডিক্লারেশন জমা দিতে পারবেন।
পশ্চিমবঙ্গ সরকারের অর্থ দপ্তরের মেমো নম্বর 3972-F(Y) (তারিখ: ১৭.১২.২০২১) অনুযায়ী, HRMS-এর eSE লগইন ব্যবহার করে সহজেই এই কাজটি সম্পন্ন করা সম্ভব। আজ আমরা দেখে নেব কীভাবে ধাপে ধাপে আপনি এই অনলাইন প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করবেন।
সূচিপত্র
অনলাইন HRA ডিক্লারেশন জমা দেওয়ার পদ্ধতি
কর্মচারীদের সুবিধার্থে পুরো প্রক্রিয়াটি অত্যন্ত সহজ করা হয়েছে। নিচে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো:
১. পোর্টালে লগইন:
প্রথমে আপনাকে WBIFMS পোর্টালে গিয়ে আপনার ব্যক্তিগত ‘Employee ID’ এবং ‘Password’ ব্যবহার করে লগইন করতে হবে।
২. সঠিক মেনু নির্বাচন:
লগইন করার পর ‘My Application’ অপশনে যান এবং সেখান থেকে ‘Employee HRA Declaration’ সাব-মেনুটি নির্বাচন করুন। এটি ক্লিক করলেই আপনার সামনে ডিক্লারেশন ফর্মটি খুলে যাবে।
৩. ক্যাটাগরি অনুযায়ী আবেদন:
কর্মচারীদের বৈবাহিক অবস্থা ও স্বামী/স্ত্রীর চাকরির স্ট্যাটাস অনুযায়ী তিনটি ভিন্ন পদ্ধতিতে ফর্মটি পূরণ করতে হয়:
- অবিবাহিত কর্মীদের জন্য: আপনি যদি অবিবাহিত হন, তবে আপনার জন্য প্রক্রিয়াটি সবচেয়ে সহজ। ফর্মে কোনও অপশন নির্বাচন করার প্রয়োজন নেই। সরাসরি ‘Save & Forward to Approver’ বোতামে ক্লিক করলেই আপনার কাজ শেষ।
- বিবাহিত কিন্তু স্বামী/স্ত্রী চাকরি করেন না: এই ক্ষেত্রে ফর্মে দেওয়া প্রথম অপশনটি নির্বাচন করতে হবে, যেখানে লেখা থাকে “My wife/husband IS NOT IN SERVICE…”। এটি সিলেক্ট করে ‘Save & Forward to Approver’-এ ক্লিক করুন।
- বিবাহিত এবং স্বামী/স্ত্রী চাকরিজীবী: যদি আপনার স্বামী বা স্ত্রী সরকারি বা সরকারি সাহায্যপ্রাপ্ত কোনও সংস্থায় কর্মরত হন, তবে দ্বিতীয় অপশনটি নির্বাচন করুন। এরপর আপনাকে স্বামী বা স্ত্রীর অফিসের নাম, ঠিকানা, বর্তমান বেতন এবং তিনি কত টাকা HRA পান—এই তথ্যগুলি নির্ভুলভাবে পূরণ করতে হবে। সব শেষে ‘Save & Forward to Approver’ বোতামে ক্লিক করে আবেদন জমা দিন।
আবেদন সফলভাবে জমা হলে আপনি স্ক্রিনে একটি কনফার্মেশন মেসেজ দেখতে পাবেন যেখানে আপনার DDO কোড উল্লেখ থাকবে। প্রয়োজনে আপনি আবেদনের পিডিএফ কপি ডাউনলোড করে রাখতে পারেন।
অফিস বা DDO-র করণীয় কাজ
কর্মচারী আবেদন জমা দেওয়ার পর সেটি অ্যাপ্রুভাল বা অনুমোদনের জন্য DDO-র কাছে যায়। অফিসের দায়িত্বপ্রাপ্ত আধিকারিক বা DDO-কে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি নিতে হয়:
- DDO-কে নিজের আইডি দিয়ে HRMS-এ লগইন করে ‘Inbox’-এ যেতে হবে।
- সেখানে পেন্ডিং থাকা আবেদনগুলি দেখা যাবে। প্রতিটি আবেদন খতিয়ে দেখে DDO সেটি ‘Accept’ বা ‘Reject’ করতে পারেন।
- একবার DDO আবেদনটি গ্রহণ বা ‘Accept’ করে নিলে, সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর প্রোফাইলে স্বামী/স্ত্রীর HRA সংক্রান্ত তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়ে যাবে।
অফলাইন ব্যবস্থা কি চালু আছে?
যদিও অনলাইন পদ্ধতিটিই এখন প্রধান এবং সুবিধাজনক, তবুও বিশেষ পরিস্থিতিতে অফলাইন ব্যবস্থার সংস্থান রাখা হয়েছে। যদি কোনও যান্ত্রিক ত্রুটির কারণে অনলাইনে আবেদন করা সম্ভব না হয়, তবে নির্ধারিত ফর্ম ডাউনলোড করে, পূরণ করে DDO-র দপ্তরে জমা দেওয়া যেতে পারে।
এখানে ক্লিক করে HRA Declaration form PDF ডাউনলোড করে নিতে পারেন।
সরকারি নিয়ম মেনে সঠিক সময়ে অর্থাৎ জানুয়ারি ও জুলাই মাসে এই ডিক্লারেশন জমা দেওয়া বাঞ্ছনীয়, যাতে বাড়িভাড়া ভাতা প্রাপ্তিতে কোনও ব্যাঘাত না ঘটে।
