Service Book Upload: রাজ্য সরকারি কর্মীদের জন্য একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ গ্রহণ করল পশ্চিমবঙ্গ সরকারের অর্থ দফতর। কর্মীদের কর্মজীবনের যাবতীয় নথিপত্র এবং তথ্যের সুরক্ষার কথা মাথায় রেখে এবার সম্পূর্ণ ডিজিটাল হচ্ছে সার্ভিস বুক। এই মর্মে সম্প্রতি একটি নির্দেশিকা জারি করা হয়েছে, যেখানে সমস্ত পুরনো ফিজিক্যাল বা কাগুজে সার্ভিস বুকগুলি হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (HRMS) পোর্টালে ডিজিটাল বা ‘ই-সার্ভিস বুক’ হিসেবে আপলোড করার কড়া নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।
সূচিপত্র
কেন এই ই-সার্ভিস বুক এত গুরুত্বপূর্ণ?
সরকারি চাকরিজীবীদের ক্ষেত্রে সার্ভিস বুক হল সবথেকে অপরিহার্য একটি নথি। এর ওপর ভিত্তি করেই কর্মীদের চাকরিতে স্থায়ীকরণ বা কনফার্মেশন, পে-ফিক্সেশন এবং মহার্ঘ ভাতা (DA) বকেয়া মেটানোর মতো গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি সম্পন্ন হয়। এতদিন ধরে এই তথ্যগুলি খাতায়-কলমে থাকায় অনেক সময় তা নষ্ট হওয়ার বা হারিয়ে যাওয়ার আশঙ্কা থাকত। এই সমস্যা দূর করতেই রাজ্য সরকার ডব্লিউবিআইএফএমএস (WBiFMS) পোর্টালের মাধ্যমে সমস্ত তথ্য অনলাইনে নিয়ে আসার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। এর আগে অনলাইনে জিপিএফ এবং সেলফ অ্যাপ্রাইসাল রিপোর্ট চালু করার মতো সফল পদক্ষেপগুলি ইতিমধ্যেই বাস্তবায়িত হয়েছে। তবে এই ই-সার্ভিস বুক প্রস্তুত করার কাজ ২০১৯ সালে শুরু হলেও এখনো অনেক দপ্তরই এই কাজ সম্পন্ন করেনি।
ডিজিটালকরণের বিভিন্ন ধাপ এবং সময়সীমা
পুরো প্রক্রিয়াটিকে নির্ভুল ও সহজ করতে সরকার একটি নির্দিষ্ট রূপরেখা প্রকাশ করেছে। এর মধ্যে কর্মী এবং আধিকারিক, উভয় পক্ষেরই নির্দিষ্ট কিছু কাজ রয়েছে:
- স্ক্যানিং এবং আপলোডিং: প্রত্যেক অফিসের সার্ভিস বুকের দায়িত্বপ্রাপ্ত আধিকারিকদের (কাস্টোডিয়ান) আগামী ২০ মার্চ, ২০২৬ তারিখের মধ্যে সমস্ত কাগুজে সার্ভিস বুকের পাতাগুলি স্ক্যান করে পোর্টালে আপলোড করতে হবে। মোবাইল অ্যাপ বা স্ক্যানারের মাধ্যমে এই কাজ করা যাবে।
- কর্মীদের তথ্য যাচাই ও এন্ট্রি: স্ক্যান করা কপিগুলি পোর্টালে আসার পর, কর্মীদের নিজেদের ‘ইএসই’ (eSE) পোর্টালে লগইন করতে হবে। সেখানে আপলোড হওয়া তথ্যের সঙ্গে মিলিয়ে নিজেদের প্রাথমিক তথ্য, নিয়োগের বিবরণ এবং বেতনের বিস্তারিত খুঁটিনাটি নির্দিষ্ট পর্যায়ক্রমে পূরণ করতে হবে।
- অনুমোদন প্রক্রিয়া: কর্মীরা নিজেদের কাজ শেষ করে তা সাবমিট করলে, কাস্টোডিয়ান সেই সমস্ত তথ্য আবারও যাচাই করে চূড়ান্ত অনুমোদন বা অ্যাপ্রুভাল দেবেন।
তথ্যে ভুল থাকলে সংশোধনের উপায়
ডিজিটাল পদ্ধতিতে যাতে কোনওভাবেই ভুল তথ্য জমা না হয়, সেদিকেও কড়া নজর রাখা হয়েছে। কাস্টোডিয়ানের অনুমোদনের পর কর্মীরা তাঁদের ই-সার্ভিস বুকের অংশগুলি দেখতে পাবেন। যদি সেখানে কোনও অমিল বা ভুল চোখে পড়ে, তবে কর্মীরা পোর্টালের নির্দিষ্ট ‘ফিডব্যাক’ অপশন ব্যবহার করে তা জানাতে পারবেন। এরপর আধিকারিকরা সেই অভিযোগ খতিয়ে দেখে পুনরায় তা সংশোধন করে দেবেন। এই পুরো ব্যবস্থাটি রাজ্য সরকারের একটি যুগান্তকারী পদক্ষেপ, যা ভবিষ্যৎ প্রশাসনকে আরও স্বচ্ছ ও দ্রুততর করে তুলবে।
