3576-F(eGov): 2008-2019 সময়কালের বকেয়া DA গণনায় HRMS পদ্ধতি নির্ধারণ

পশ্চিমবঙ্গ সরকার

অর্থ দপ্তর

নবান্ন, হাওড়া

স্মারকলিপি

নং 3576-F(eGov) তারিখ 24/09/2026

বিষয়: পশ্চিমবঙ্গ পরিষেবা (বেতন ও ভাতা সংশোধন) বিধি, 2009 অনুসারে 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 তারিখের সম্পূর্ণ বা আংশিক সময়কালের জন্য যোগ্য রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের ক্ষেত্রে, যাঁদের বেতন HRMS-এর মাধ্যমে প্রক্রিয়াকরণ করা হয়নি, তাঁদের বকেয়া মহার্ঘ ভাতা গণনা ও প্রদানের পদ্ধতি।

পশ্চিমবঙ্গ পরিষেবা (বেতন ও ভাতা সংশোধন) বিধি, 2009-এর অধীনে বকেয়া মহার্ঘ ভাতা (DA) প্রদানের প্রসঙ্গে, বিজ্ঞপ্তি নং 996-F(P2), তারিখ 13.03.2026 এবং বিজ্ঞপ্তি নং 3556-F(P2), তারিখ 23/09/2026 অনুসারে, লক্ষ্য করা গেছে যে 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 পর্যন্ত সময়কালের প্রয়োজনীয় বেতন সংক্রান্ত বিবরণ পশ্চিমবঙ্গ সমন্বিত আর্থিক ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থার (WBIFMS) মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা (HRMS) মডিউলে যোগ্য সরকারি কর্মচারীদের ক্ষেত্রে সম্পূর্ণ বা আংশিকভাবে উপলব্ধ নেই, যার মধ্যে সেই সমস্ত ক্ষেত্রেও অন্তর্ভুক্ত যেখানে উক্ত সময়কালের কোনো অংশে বেতন HRMS-এর মাধ্যমে উত্তোলন করা হয়নি।

অতএব, 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 পর্যন্ত সময়কালের জন্য সমস্ত যোগ্য কর্মচারীর প্রাপ্য বকেয়া মহার্ঘ ভাতা সঠিকভাবে গণনা ও প্রদান সহজতর করার লক্ষ্যে, যার মধ্যে সেই সময়কালও অন্তর্ভুক্ত যেখানে বেতন HRMS-এর মাধ্যমে উত্তোলন করা হয়নি, রাজ্যপাল প্রাসঙ্গিক বেতন সংক্রান্ত বিবরণ গ্রহণ, তার যাচাইকরণ, বকেয়া DA গণনা এবং WBIFMS-এর HRMS মডিউলের মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট বকেয়া বিল তৈরি করার জন্য নিম্নলিখিত পদ্ধতি নির্ধারণ করতে সন্তুষ্ট হয়েছেন:

1. পরিধি ও প্রযোজ্যতা: এই বিজ্ঞপ্তিতে বর্ণিত পদ্ধতি নিম্নলিখিত যোগ্য রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে:
   1. যাঁরা 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 সময়কালে পশ্চিমবঙ্গ পরিষেবা (বেতন ও ভাতা সংশোধন) বিধি, 2009 অনুসারে বেতন পাওয়ার যোগ্য; এবং
   2. যাঁদের বেতন উক্ত সময়কালের সম্পূর্ণ বা আংশিক অংশে HRMS মডিউলের মাধ্যমে প্রদান করা হয়নি।
2. DA গণনা কার্যকারিতায় প্রবেশাধিকার:
   1. এই বিজ্ঞপ্তির আওতাধীন কর্মচারীদের বকেয়া DA গণনার জন্য প্রয়োজনীয় বেতন বিবরণ গ্রহণের উদ্দেশ্যে HRMS মডিউলে "Pay Details entry for Arrear DA" নামে একটি পৃথক মেনু সংযোজিত হয়েছে।
   2. সংশ্লিষ্ট ড্রয়িং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসার (DDO) 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 পর্যন্ত যোগ্য কর্মচারী(দের) সংশ্লিষ্ট বেতন বিবরণ প্রবেশ করানো, হালনাগাদ করা এবং যাচাই করার জন্য উক্ত মেনু ব্যবহার করবেন।
3. মূল বেতন ও অন্যান্য গ্রহণযোগ্য উপাদান প্রবেশকরণ:
   1. DDO 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 পর্যন্ত DA প্রদান নিয়ন্ত্রণকারী প্রচলিত বিধি/আদেশ অনুযায়ী প্রযোজ্য মূল বেতন (ব্যান্ড পে + গ্রেড পে) সহ DA প্রযোজ্য অন্যান্য সমস্ত সংশ্লিষ্ট বেতন উপাদান প্রবেশ করাবেন।
   2. বেতন বিবরণ ও তার পরিবর্তনসমূহ সার্ভিস বুক এবং/অথবা অন্যান্য যথাযথভাবে প্রামাণিত সরকারি নথির ভিত্তিতে কার্যকরের তারিখসহ প্রবেশ করাতে হবে।
4. মূল বেতনে পরিবর্তনের হালনাগাদকরণ:
   1. নিয়োগ, কার্যগত পদোন্নতি, অ-কার্যগত পদোন্নতি, বেতন নির্ধারণ, বার্ষিক বর্ধিত বেতন বা মহার্ঘ ভাতা প্রযোজ্য এমন কোনো পারিশ্রমিকে প্রভাব ফেলে এমন অন্য কোনো ঘটনার কারণে যোগ্য সময়কালে মূল বেতনে কোনো পরিবর্তন হলে, DDO কার্যকরের তারিখসহ "Pay Details entry for Arrear DA" মেনুতে সংশোধিত বেতন বিবরণ হালনাগাদ করবেন।
   2. কার্যগত বা অ-কার্যগত পদোন্নতির ক্ষেত্রে, প্রাসঙ্গিক বিধি অনুযায়ী স্বাভাবিক বর্ধিত বেতন, পদোন্নতিজনিত বর্ধিত বেতন এবং/অথবা গ্রেড পে পরিবর্তনের পর প্রাপ্ত চূড়ান্ত মূল বেতনের পরিমাণ কেবলমাত্র DDO প্রবেশ করাবেন।
5. মূল বেতন বিবরণের যাচাইকরণ ও অনুমোদন:
   1. DDO সার্ভিস বুক এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক প্রামাণিত সরকারি নথির রেফারেন্স সহকারে 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 পর্যন্ত HRMS মডিউলে প্রবেশ করানো বেতন বিবরণ সতর্কতার সাথে যাচাই করবেন।
   2. প্রবেশ করানো বিবরণের সঠিকতা ও সম্পূর্ণতা সম্পর্কে নিজে সন্তুষ্ট হওয়ার পর, DDO ব্যবস্থায় মূল বেতনের বিবরণ অনুমোদন করবেন।
   3. ডেটা প্রবেশ/হালনাগাদকরণের সময় মূল বেতন ও অন্যান্য সংশ্লিষ্ট বেতন বিবরণ যাচাইয়ের জন্য কাস্টোডিয়ান কর্তৃক আপলোড করা হয়ে থাকলে সার্ভিস বুকের স্ক্যান করা কপি ডাউনলোড করার জন্য মূল বেতন প্রবেশ পাতায় একটি লিঙ্ক প্রদান করা হয়েছে।
   4. কোনো কারণে সার্ভিস বুক উপলব্ধ না থাকলে, বিবেচ্য সময়কালের মূল বেতনের বিবরণসহ প্রাসঙ্গিক ঐতিহাসিক প্রামাণিত নথিপত্র সংশ্লিষ্ট DDO কর্তৃক 'Pay Details entry for Arrear DA' স্ক্রিনে উপলব্ধ Authentic Pay Records লিঙ্কের অধীনে আপলোড করতে হবে।
6. পূর্বে উত্তোলিত DA যাচাইকরণ ও পরিবর্তন:
   1. বকেয়া মহার্ঘ ভাতার বিবরণী চূড়ান্ত করার আগে, DDO সার্ভিস বুক, পে বিল, অ্যাকুইট্যান্স রোল এবং/অথবা অন্যান্য প্রাসঙ্গিক সরকারি নথির রেফারেন্স সহকারে পূর্বে উত্তোলিত DA-এর পরিমাণ যাচাই করবেন।
   2. পূর্বে উত্তোলিত DA-এর পরিমাণ ভুল প্রমাণিত হলে, DDO যথাযথ যাচাইয়ের পর HRMS-এ প্রয়োজনীয় সংশোধন করবেন এবং নিশ্চিত করবেন যে ব্যবস্থায় প্রতিফলিত বিবরণ কর্মচারী কর্তৃক প্রকৃতপক্ষে উত্তোলিত পরিমাণের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ।
   3. প্রয়োজনীয় যাচাইকরণ ও প্রক্রিয়াকরণের জন্য বকেয়া মহার্ঘ ভাতার খসড়া বিবরণী "Arrear/Supplementary - Task List" মেনুর অধীনে উপলব্ধ থাকবে।
7. বকেয়া মহার্ঘ ভাতার বিবরণী তৈরি:
   1. DDO কর্তৃক সমস্ত প্রাসঙ্গিক বেতন বিবরণ অনুমোদন এবং প্রয়োজনীয় যাচাইকরণ সম্পূর্ণ হওয়ার পর, ব্যবস্থায় প্রবেশ করানো বেতন বিবরণের ভিত্তিতে প্রাপ্য বকেয়া DA-এর পরিমাণ গণনা হবে। এরপর যোগ্য কর্মচারীর জন্য বকেয়া মহার্ঘ ভাতার বিবরণী তৈরি হবে।
   2. প্রতিটি কর্মচারীর জন্য দুটি পৃথক বকেয়া DA বিবরণী তৈরি হবে:
      ক) 01/04/2008 থেকে 31/12/2015 পর্যন্ত সময়কালের জন্য
      খ) 01/01/2016 থেকে 31/12/2019 সময়কালে যে মাস(গুলির) জন্য পূর্বে বকেয়া DA বিবরণী তৈরি হয়নি, সেই মাস(গুলির) জন্য।
   3. সংশ্লিষ্ট বকেয়া বিল তৈরির আগে DDO তৈরি হওয়া বিবরণী যাচাই করবেন।
8. মহার্ঘ ভাতা বকেয়া বিল তৈরি:
   1. বকেয়া মহার্ঘ ভাতার বিবরণী তৈরি ও যাচাইয়ের পর, DDO "Pay Bill - Arrear/Sup Bill Generation" মেনুর অধীনে HRMS মডিউলের মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট বিল তৈরি করবেন।
   2. দুটি পৃথক বিল তৈরির বিধান রয়েছে:
      ক) 01/04/2008 থেকে 31/12/2015 পর্যন্ত সময়কালের জন্য
      খ) 01/01/2016 থেকে 31/12/2019 সময়কালে যে মাস(গুলির) জন্য পূর্বে বকেয়া DA বিল তৈরি হয়নি, সেই মাস(গুলির) জন্য।
   3. সরকারি ব্যয় উত্তোলন ও প্রদান নিয়ন্ত্রণকারী প্রযোজ্য বিধি ও পদ্ধতি অনুসারে বিলটি প্রক্রিয়াকৃত ও দাখিল করতে হবে।
9. প্রেষণে নিযুক্ত কর্মচারীর বেতন বিবরণ প্রবেশকরণ:
   1. যেসব কর্মচারী 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 সময়কালে কোনো সময়ে প্রেষণে ছিলেন কিন্তু বর্তমানে কোনো রাজ্য সরকারি দপ্তরে নিয়মিত পদে নিযুক্ত এবং কোনো রাজ্য সরকারি DDO-র সাথে সংযুক্ত: বর্তমান DDO সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর বেতন বিবরণ প্রবেশ করাবেন এবং উক্ত প্রেষণকালের জন্য বকেয়া DA বিল তৈরি করবেন।
   2. যেসব কর্মচারী 01/04/2008 থেকে 31/12/2019 সময়কালে কোনো সময়ে নিয়মিত পরিষেবায় এবং/অথবা প্রেষণে ছিলেন এবং বর্তমানে প্রেষণে নিযুক্ত:
      ক) কর্মচারীর সার্ভিস বুক বিকেন্দ্রীভূতভাবে রক্ষিত হলে: সেই কর্মচারীর সর্বশেষ রাজ্য সরকারি DDO কর্মচারীর বেতন বিবরণ প্রবেশ করাবেন এবং বকেয়া DA প্রদান করবেন।
      খ) কর্মচারীর সার্ভিস বুক কেন্দ্রীভূতভাবে রক্ষিত হলে: সেই কর্মচারীর ক্যাডার নিয়ন্ত্রণকারী কর্তৃপক্ষ/নিয়োগকারী কর্তৃপক্ষের সাথে সংযুক্ত DDO কর্মচারীর বেতন বিবরণ প্রবেশ করাবেন এবং বকেয়া DA প্রদান করবেন।
10. অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর বেতন বিবরণ প্রবেশকরণ:
    1. অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর HRMS আইডি না থাকলে, DDO নিজের লগইন থেকে "Masters → Retired Employee" মেনু ব্যবহার করে অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর HRMS আইডি তৈরি করবেন এবং উপরোক্ত পদ্ধতি অনুসরণ করে অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর বেতন বিবরণ প্রবেশ করাবেন। অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর HRMS আইডি থাকলে, DDO সেই HRMS আইডির ক্ষেত্রে বেতন বিবরণ প্রবেশ করাবেন।
    2. অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর সার্ভিস বুক বিকেন্দ্রীভূতভাবে রক্ষিত হলে অর্থাৎ কর্মচারীর অবসরগ্রহণের পূর্বে সার্ভিস বুকের কাস্টোডিয়ান তাঁর সর্বশেষ দপ্তরে থাকলে, সেই কর্মচারীর সর্বশেষ DDO প্রয়োজনে HRMS আইডি তৈরি করবেন এবং বকেয়া DA প্রদান করবেন।
    3. কর্মচারীর সার্ভিস বুক কেন্দ্রীভূতভাবে রক্ষিত হলে:
       ক) অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর সার্ভিস বুক তাঁর অবসরগ্রহণের সময় ক্যাডার নিয়ন্ত্রণকারী কর্তৃপক্ষ ব্যতীত অন্য দপ্তরে স্থানান্তরিত হলে, সেই দপ্তরের DDO প্রয়োজনে HRMS আইডি তৈরি করবেন এবং বকেয়া DA প্রদান করবেন।
       খ) অবসরপ্রাপ্ত কর্মচারীর সার্ভিস বুক ক্যাডার নিয়ন্ত্রণকারী কর্তৃপক্ষের কাছে থাকলে, সেই ক্যাডার নিয়ন্ত্রণকারী কর্তৃপক্ষের সাথে সংযুক্ত DDO প্রয়োজনে HRMS আইডি তৈরি করবেন এবং বকেয়া DA প্রদান করবেন।
11. বকেয়া DA বিবরণীর সমন্বয়:
    1. আয়কর: যাচাইকরণ সম্পূর্ণ হওয়ার পর DDO বকেয়া DA বিবরণীর 'Installment Detail' স্ক্রিনে মোট বকেয়া DA থেকে আয়কর কর্তন করতে পারবেন।
    2. মৃত কর্মচারীর ক্ষেত্রে একাধিক মনোনীত ব্যক্তিকে প্রদান: মৃত কর্মচারীর ক্ষেত্রে, বিবরণী যাচাইয়ের পূর্বে, DDO বকেয়া DA বিবরণীর 'Installment Detail' স্ক্রিনে উপলব্ধ 'Out of Account Deduction' বিকল্পে একাধিক মনোনীত ব্যক্তি/আইনি উত্তরাধিকারীর ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট সন্নিবেশ করতে পারবেন।
    3. অতিরিক্ত/অপ্রতুল উত্তোলনের সমন্বয়: মোট বকেয়া অর্থে কোনো অতিরিক্ত বা অপ্রতুল উত্তোলিত পরিমাণ সমন্বয় করতে হলে, বিবরণী যাচাইয়ের পর তা বকেয়া DA বিবরণীর 'Installment Detail' স্ক্রিনে সমন্বয় করা যাবে।
12. জবাবদিহিতা ও নথির যাচাইকরণ:
    1. HRMS মডিউলে বেতন বিবরণের প্রবেশ, হালনাগাদকরণ ও অনুমোদন কঠোরভাবে সার্ভিস বুক এবং অন্যান্য প্রামাণিত নথির ভিত্তিতে করতে হবে। DA বকেয়া গণনার উদ্দেশ্যে অন্তর্ভুক্ত বেতন বিবরণের প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য পর্যাপ্ত নথিভিত্তিক সমর্থন উপলব্ধ থাকা DDO নিশ্চিত করবেন।
    2. HRMS-এ সার্ভিস বুকের ডিজিটাইজড/স্ক্যান করা কপির উপলব্ধতা যাচাইকরণে সহায়ক হবে, তবে এটি ব্যবস্থায় প্রবেশ করানো বিবরণের সঠিকতা নিশ্চিত করার দায়িত্ব থেকে DDO-কে অব্যাহতি দেবে না।

এই আদেশনামা অবিলম্বে কার্যকর হবে।

অতিরিক্ত মুখ্যসচিব
পশ্চিমবঙ্গ সরকার